Una carta de cobro se debe usar cuando un cliente o proveedor no ha podido pagar según lo acordado. No es algo divertido, pero tampoco tiene por qué ser algo difícil.
En primer lugar tenemos que reunir toda la información que necesitamos sobre el cliente y la cuenta a la que estás tratando de cobrar. Necesitas saber las fechas de servicio, el total a pagar, los pagos parciales y la fecha de pago. Después, tienes que escribir una carta breve, una página que sirva como recordatorio cortés.
Expón los hechos básicos sobre la deuda que tratas de cobrar y establece el plazo para el que esperas que contacte contigo. Envía una segunda carta si no recibes una respuesta dentro del plazo especificado. Refiere la primera carta que enviaste y reformula los hechos de la cuenta. Vuelve a fijar una fecha para la respuesta o el pago. Incrementa la dureza de cada carta y envía una tercera carta expresando tu sorpresa por la falta de respuesta a tu solicitud de pago. Si has recibido un pago parcial, apunta el pago y el saldo a pagar. Documenta la serie de cartas y registra tus esfuerzos de cobro, así como los pagos parciales. Envía una carta final declarando tus esfuerzos e intención de poner la cuenta a terceros, una agencia de cobro o un abogado. Envía la información de la cuenta a una agencia de crédito, a una agencia de pago o a un abogado.
Muchas personas no suelen hacer caso a estas reclamaciones por lo que te recomendamos que para dar fe de que se han hecho tales gestiones que las cartas sean certificadas obligando al destinatario a que tenga que firmar para recoger el sobre y dando lugar a que ha sido notificado.