Mucha gente considera que el tener un escritorio desordenado es sinónimo de arduo trabajo, pero si clasificas pilas de papeles y estás en la búsqueda de uno en particular que se encuentra perdido, comenzarás la búsqueda entre reportes, documentos, cartas, facturas, presentaciones y demás, entonces si tendrás un trabajo duro, pero éste no será nada útil ni tampoco práctico.
Si te encuentras constantemente leyendo emails o correspondencia personal, entonces no estas aprovechando tu tiempo al máximo para que sea eficiente. No trabajes arduamente, trabaja astutamente. A continuación te mostramos unos breves pasos que te serán de mucha ayuda para mantener en perfecto orden en tu espacio de trabajo y aumentar tu productividad:
1. Usa folders marcados para una óptima organización. Mantén uno de ellos como “Bandeja de entrada” para cualquier documento o papel que te llegue por primera vez. Usa otro folder para proyectos que se encuentran en proceso y paulatinamente ve pasando lo que tengas en tu bandeja de entrada a este segundo folder. Crea otro folder que se nombre “Cuentas por pagar” y revisa constantemente los movimientos de pagos que estén pendientes por hacer, así como un cuarto folder llamado “Proyectos por cobrar” en el cual puedas estar pendiente uno o dos días antes de la fecha de entrega para cobrar a tiempo tus horas trabajadas. Mantén este grupo de folders en un sitio que sea de fácil acceso y añade unos cuantos más vacíos para cualquier otra necesidad que se presente.
2. Procura que siempre haya un espacio libre en tu escritorio, en especial que sea justo enfrente de ti. Necesitas de esta pequeña área de trabajo para tener presente y colocar ahí el proyecto en el que estás actualmente trabajando.
3. Ten siempre a la mano un pequeño bloc de notas o “post-it”, el cual te permita escribir ideas que te vengan de repente a la cabeza, o cosas urgentes que surjan. ¿Te llaman por teléfono y te dan información importante? Anótalo aquí, pero en cuanto tengas tiempo dirige esa información al folder o sección que le corresponda.
4. Usa una pequeña área de tu escritorio para colocar una bandeja y en ella poner lápices, bolígrafos, gomas para borrar, clips, marcadores, engrapadora, cuter y tijeras, si tu trabajo lo requiere. Mantén en este espacio una memoria portátil USB, en caso que se requiera transportar datos electrónicos a otro lugar.
5. Mantén objetos personales al mínimo. Estamos seguros de que amas a tu familia, pero el tener demasiadas fotos podría ser un factor de distracción para una agitada jornada de trabajo. Puedes colocar las fotos personales en otro lugar, quizás en una área detrás de ti.
6. Has que tu tiempo de descanso o para comer algo sea ajeno a tu escritorio. Puede que te encuentres sumamente ocupado y decidas comer justo en tu espacio de trabajo, pero es muy recomendable desconectarte de este lugar para relajarte, y luego continuar con las tareas pendientes, esto también ayudará a mantener tu escritorio limpio por más tiempo.