La superficie copiante de la fotocopiadora es una hoja de vidrio en la que se coloca el trabajo original. Para poder colocar el trabajo original en el lugar apropiado, algunos usuarios simplemente levantan la tapa de la fotocopiadora y colocan el trabajo bocabajo allí. Para trabajos de diversas hojas, se utiliza un sistema de alimentación para tomar sistemáticamente una página del trabajo a la vez. Para realizar esta función, el usuario coloca una pila de documentos originales desunidos en la bandeja de alimentación de la fotocopiadora. Cuando se presiona el botón de inicio, la copiadora coloca un brazo pequeño, generalmente hecho de plástico o metal, sobre la pila de papeles. Los documentos originales se introducen a la máquina y hacia la superficie copiante, uno a la vez, mediante una serie de rodillos y transportadores.
Conforme cada página del trabajo original pasa sobre la superficie copiante, la fotocopiadora escanea una imagen digital del trabajo utilizando un escáner digital. Dependiendo de la calidad de la fotocopiadora, al escáner digital le puede tomar desde un segundo hasta casi medio minuto es escanear una hoja. La mayoría de las fotocopiadoras procesan aproximadamente una página cada 5 o 10 segundos.
Una vez que la imagen digital ha sido escaneada, puede ser manipulada para cumplir con los comandos introducidos por el usuario. Algunos controles comunes incluyen el ajuste de la oscuridad de la imagen, la ampliación de la imagen hacia distintos tamaños de papel y cambiar el tamaño de la imagen para incluir múltiples imágenes en una sola página.
Después de que la imagen se escaneó en la memoria y se manipuló de acuerdo a la preferencia del usuario, está lista para ser impresa. Para imprimir, la fotocopiadora primero carga una hoja en blanco, ya sea alimentada manualmente o desde la bandeja de papeles. La imagen se “quema” sobre la hoja en blanco utilizando una tecnología similar a la que poseen las impresoras láser comunes, quemando el tóner sobre el papel con partículas cargadas eléctricamente estimuladas por un láser.