Una carta de apelación puede ser una herramienta eficaz a la hora de reclamar una solución a un problema concreto o para exigir la revisión o análisis de un tema concreto. El formato de este escrito incluye los datos personales del demandante, un breve relato o explicación de lo sucedido y una serie de pruebas que demuestren que tenemos razón en nuestras pretensiones. Es fundamental que nuestros datos de contacto estén actualizados y se incluya el número de teléfono que utilizamos de manera habitual, la dirección de correo y nuestro email, de forma que puedan contactar directamente con nosotros para ofrecernos una solución en el menor plazo de tiempo posible.
El primero de los pasos consiste en conseguir los datos de la empresa o persona responsable, tanto su nombre como su dirección postal oficial. El comienzo de la carta será un relato de los hechos que han desembocado en la reclamación formal, indicando los datos correspondientes a la compra o contratación del servicio que reclamamos. Debemos indicar la fecha en que se produjeron los hechos descritos que han motivado nuestra queja, así que debemos aportar la copia de un ticket, factura, recibo o elemento similar. Seremos claros, concisos y firmes, pero no agresivos en el tono de nuestro escrito. Deseamos que la empresa solucione el problema de forma satisfactoria, y una manera de que retomen el asunto es mostrando nuestra predisposición a que puedan enmendar el error cometido. La claridad en la exposición de los hechos y el detalle en la forma de solventar el error pueden ser decisivos a la hora de que la empresa o persona a la que realizamos el requerimiento acceda a subsanar su error.