Las hojas de variaciones son documentos que tienen la finalidad de detectar tendencias y comportamientos, para hacer un adecuado uso de ellas se debe de capturar cada movimiento realizado en un proceso, los controles que se han puesto en marcha y el análisis de dicha información. Este documento permite a la persona encargada de las finanzas de un hogar o una empresa mantener la información a la mano y ordenada.
La hoja de variación, también conocida como hoja de comprobación, permite obtener y agregar información necesaria en cualquier momento. La forma en cómo se presenta una hoja de comprobación es como un diagrama o como una tabla, todos los datos están ordenados por señales y por colores, lo que permite una organización realmente eficaz. Para la elaboración se siguen cuatro sencillos pasos:
- Determinar para qué proceso se va a crear la hoja de variación.
- Determinar el periodo de tiempo que cubrirá la hoja de variación, puede ser de horas, días o semanas, no se recomienda hacerla para un plazo mayor.
- Organizar filas y columnas con información suficiente y fácil de leer.
- Recopilar datos verdaderos tomándose el tiempo necesario para hacerlo.
A continuación se presenta un ejemplo muy pequeño de una hoja de variación.
HOJA DE VARIACION DEL 5 AL 10 DE SEPTIEMBRE |
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AREA |
RECIBIDO |
ENTREGADO |
Recepción | 3 libretas rojas de pasta dura formato esquela | 1 libreta roja de pasta dura formato esquela |
Almacén | 10 cajas de lápices verdes con 50 piezas cada una | 3 cajas de lápices verdes con 50 piezas cada una |
Punto de venta | 1 caja de pinturas rosas de 10g. | 25 gomas blancas para dibujo. |