¿Cómo diseñar hojas de verificación?

Las hojas de variaciones son documentos que tienen la finalidad de detectar tendencias y comportamientos, para hacer un adecuado uso de ellas se debe de capturar cada movimiento realizado en un proceso, los controles que se han puesto en marcha y el análisis de dicha información. Este documento permite a la persona encargada de las finanzas de un hogar o una empresa mantener la información a la mano y ordenada.

La hoja de variación, también conocida como hoja de comprobación, permite obtener y agregar información necesaria en cualquier momento. La forma en cómo se presenta una hoja de comprobación es como un diagrama o como una tabla, todos los datos están ordenados por señales y por colores, lo que permite una organización realmente eficaz. Para la elaboración se siguen cuatro sencillos pasos:

1. Determinar para qué proceso se va a crear la hoja de variación.
2. Determinar el periodo de tiempo que cubrirá la hoja de variación, puede ser de horas, días o semanas, no se recomienda hacerla para un plazo mayor.
3. Organizar filas y columnas con información suficiente y fácil de leer.
4. Recopilar datos verdaderos tomándose el tiempo necesario para hacerlo.

A continuación se presenta un ejemplo muy pequeño de una hoja de variación.