El proceso de implementación de un sistema de gestión de calidad consta de un número variable de etapas, que debemos seguir de forma adecuada para obtener unos resultados adecuados.
El primer paso es el de análisis de la situación actual, realizado a través de un formulario que permite conocer el estado que atraviesa la empresa en ese momento y planificar los objetivos y metas para el sistema de calidad que estamos desarrollando.
A continuación, se realiza un mapeo de los procedimientos y procesos para conocer la forma en que los departamentos y áreas interaccionan y el modo en que fluye la información dentro de la empresa. Así sabremos las necesidades y hacia dónde debemos encaminar los pasos de las reformas.
En la tercera etapa se documentan tanto el plan como la política de calidad, donde se especifican los procedimientos y recursos, quién debe aplicarlos y en qué momento, así como el objetivo principal, la relación con el cliente y la forma de conseguir las mejoras.
En el procedimiento siguiente se elaboran los procedimientos e instrucciones de Trabajo, que son obligatorios por la norma ISO 9001:2008. Se establecen, por tanto, cuatro niveles de documentos: manual de calidad, procedimientos, instrucciones de trabajo y registros o formatos.
Por ello, debemos realizar el manual de calidad, que es la descripción de la norma ISO 9001 en los procesos de la empresa.
La etapa más complicada es la de capacitación, pues debemos adecuar los recursos humanos a las nuevas disposiciones y procedimientos. Para ello la instrucción y concienciación de todo lo que conlleva el proceso emprendido es vital, pues en caso de que no asimilen su papel en este procedimiento no se lograrán los objetivos.
El paso siguiente es la implementación, donde se pone en marcha todo el sistema y el personal debe utilizar las nuevas herramientas y procesos.
Una vez completado estas etapas, se desarrollará la primera auditoría interna, que sirve para revisar el funcionamiento, detectar errores y corregirlos y plantear mejoras para favorecer su crecimiento. Tras una o varias auditorias, se realiza una revisión general, que permite comprobar si las medidas adoptadas son suficientes o no. En caso negativo, se realizarán acciones correctivas y preventivas. Tras su desarrollo e implantación, una nueva auditoría opcional y las correspondientes acciones correctivas deben poner el sistema a punto para el proceso de análisis y mejora, que permite ver posibilidades de mejora una vez resueltos los problemas detectados.
Ya estamos listos para una auditoría externa, que en caso de ser favorable, permitirá que obtengamos la certificación oficial correspondiente en un plazo no superior a sesenta días.