Para escribir un informe de negocios debemos hacer antes un trabajo de documentación y recolección de material y ordenar las prioridades argumentativas. Debemos ser concisos y fluidos y usar palabras precisas para explicar lo que queremos y acompañar con documentación para apoyar la exposición.
Hay que dejar claro en el primer párrafo, o incluso en el título, lo que se quiere comunicar y tener un orden de planteamiento. Cuando sepamos de qué vamos a hacer el informe de negocios y tengamos todo el material y lo hayamos leído, debemos hacer un primer borrador que debemos corregir varias veces hasta que tenga la forma definitiva que queremos. La idea fundamental será el núcleo del escrito y debemos hacer una introducción y seguir con un desarrollo con argumentaciones claras y datos específicos, cerrando con las conclusiones. Podemos poner primero el título y luego conforme vayamos haciendo el escrito comprobar si es el título adecuado. En la primera página podemos poner los puntos del temario como si fuera un índice. También tenemos que saber a quién nos dirigimos porque no es lo mismo dirigirnos a los empleados de nuestra compañía que a los directivos o a otra empresa. La extensión depende de lo que queramos comunicar. Habrá casos que tengamos que poner más detalles como números, estadísticas, documentos, fotos, planos, mapas o cuadros.
La exposición del informe de negocios debe ser clara y lo más objetiva posible. Debemos comprobar la ortografía y sintaxis de cada frase y elegir la tipografía y diagramación apropiadas.