Aunque parezca una pequeña responsabilidad, en ella recae el que una empresa tenga buenos frutos debido a la buena administración de estos pequeños gastos, o que con el tiempo, se generen gastos tales, que la solvencia económica de toda una empresa aparezca de repente en números rojos.
Y es que aunque las cantidades monetarias no parezcan escandalosas, al juntar unos gastos con otros, se podrían generar fuertes egresos si de la caja chica se usa dinero para fotocopias, limpieza, salidas o invitaciones para tomar un café, transporte, pagos de correo y demás gastos que van sumando uno a uno y que al final de mes hace que el saldo sea negativo.
Quien tenga la tarea de manejar una caja chica, tiene una responsabilidad grande. El encargado en todo momento tendrá que exigir que todos los pagos que se hagan con ese dinero estén vinculados con un recibo o comprobante de caja, y que se explique el origen y valor de cada gasto.
La caja chica tiene el objetivo de ser un fondo que se use para el pago de operaciones menores que no requieran de la emisión de cheques o de depósitos en cuentas bancarias.
Para el buen funcionamiento, es necesario crear un reglamento en donde, tanto quien la administre, como el que haga uso del dinero que está en ella, se comprometa a cumplirlo:
1. Asignar a una persona (de preferencia que sea responsable y con capacidad administrativa) para manejar los fondos.
2. Designar el monto total que deberá de contener mensualmente.
3. El soporte de reembolso de esos fondos (facturas como ejemplo).
4. El cómo se debe y no usar los fondos.
5. La asignación de fechas límite para realizar los reembolsos.
6. Añadir una lista con el saldo parcial que vaya resultando luego de ingresar un cargo o aporte.
El encargado al final de cada mes, tendrá la tarea de hacer un balance de los gastos generados así como el saldo a favor, en caso de que no se haya gastado el monto total ingresado a inicios de ese mes.