Para que cualquier tipo de evento sea un éxito, la planificación adecuada es un requisito indispensable. Este dato incuestionable debe aplicarse desde la fase inicial de proyecto, por lo que sin una buena organización del presupuesto el desarrollo del acto quedará sujeto a imprevistos que deslucirán la celebración. Por ello, no debemos descuidar en ningún momento esta herramienta si nuestro objetivo final es disfrutar del momento y no tener que preocuparnos más que por el pago de la cuenta…
Tanto si nos dedicamos a este tipo de actividades profesionales como si somos organizadores ocasionales de eventos familiares, la elaboración del presupuesto para una celebración o evento siempre cuenta con las mismas fases o elementos.
En primer lugar, todo el proceso se inicia con una fase de planificación, donde decidiremos y contemplaremos todos los elementos que deben incorporarse a la celebración. Probablemente, siempre se coincidirá en la necesidad de realizar invitaciones específicas, realizar un servicio de comidas que dependerá de la hora, lugar y tipo de evento y la presencia de música, atracciones o animadores. Si se trata de un evento multitudinario, deberemos considerar el empleo de extras que en un local acondicionado no serían necesarios: tarjetas de identificación, aseos portátiles, cubiertas móviles, etc.
En general, para que no se nos escape ningún detalle, una de las mejores formas de planificar y presupuestar es la de imaginar paso a paso lo que encontraremos desde la zona de acceso. Si conocemos el número estimado de asistentes, podremos evaluar mejor las necesidades reales e incorporar mejoras si la cantidad que barajamos se distribuye de forma adecuada.
Para que el cliente final pueda analizar de forma sintética el servicio que se le está sugiriendo, resulta conveniente que se realice el presupuesto en una única hoja, detallando en el encabezado el nombre del evento, la fecha y hora, número previsto de asistentes y el desglose de cada partida de gasto indicando número de unidades, precio unitario y precio final. Podemos acompañar el documento con un dossier donde se detallen de forma puntual las características de cada elemento o partida consignada. Si ya hemos trabajado de forma anterior con ese cliente, podemos recuperar la documentación generada anteriormente para comprobar las variaciones de precios.
El presupuesto debe reflejar paso a paso cada una de las partidas en las que se invertirá el dinero asignado. Para que nada falle el día del evento, deberemos realizar un seguimiento puntual de cada uno de los proveedores y controlar la forma de pago de los productos y servicios. Debemos tener un plan alternativo en caso de que alguno de ellos falle a última hora, por lo que es conveniente guardar los datos de contacto de otros proveedores o suministradores.