Para un adecuado mantenimiento de una empresa, resulta fundamental realizar una adecuada gestión contable, donde se refleja por imperativo legal el balance de situación y el estado de ganancias y pérdidas. Sin embargo, una de las opciones más utilizadas para seguir el estado real de las cuentas de la empresa consiste en evaluar el flujo de efectivo. Con este término se designa al balance entre los ingresos y los gastos reales, dato que permite saber el efectivo disponible. Este extremo resulta fundamental a la hora de realizar los pagos a los administradores de la empresa, pues podría llegar a darse el caso de pagar con un cheque sin fondos si no se lleva un control diferente al registro contable. De hecho, cuando se emite una factura, el dato se contabiliza aunque no se haya producido de forma efectiva el ingreso de la cantidad adeudada. Si tenemos en cuenta que los datos contables como las amortizaciones y la depreciación de activos sirven con fines impositivos, aunque éstos reflejen pérdidas pueden estar físicamente en caja y permitir realizar otros pagos y operaciones para beneficio de la empresa.
El cálculo del flujo de efectivo se realiza tomando en cuenta los ingresos en su fecha real de ejecución, por lo que se contabiliza una factura en el momento de cobrarse, aunque fuera emitida hace un año; o la devolución de impuestos. Los pagos que se contabilizarán serán los realizados de forma efectiva, pues el dinero que quede disponible es el que debe gestionarse para abonar las obligaciones contraídas o los pagos pendientes.