Si usted tiene un problema con un empleado puede que tenga que entregarle un aviso por escrito, en ese caso puede que encuentre una posición difícil si el empleado se niega a firmar la recepción y reconocimiento de la advertencia por escrito.
En ese caso puede pedirle al empleado que redacte una nota explicando porque no considera que no debe recibir una advertencia por escrito, debe pedirle que firme la nota para adjuntarla a la notificación de advertencia que se negó a firmar, si tampoco quiere firmar la nota de explicación.
Después de discutir con el empleado existe la posibilidad que nuevos detalles sobre el problema se den a conocer y se logre eliminar cualquier incorrección que contenga la advertencia, entonces usted podrá hacer los cambios a la nota de advertencia y solicitar al empleado que la firme. Si aún así el empleado sigue negándose a firmar, entonces usted debe solicitar la presencia en la reunión de un gerente o director de recursos humanos, éste debe presenciar la negativa del empleado a firmar el aviso.
Entonces el gerente o director puede escribir en el documento la frase “funcionario se niega a firmar” y poner su propia firma y la fecha en el documento.
Para evitar que se produzcan negativas a firmar las advertencias, debe seguir el protocolo estándar para la emisión de advertencias.
Primero es bueno emitir una amonestación verbal primero antes de dar una advertencia por escrito a un empleado. Luego es muy importante investigar el problema y recabar información antes de escribir el documento. Al redactar el documento sea muy específico sobre el problema e incluya un espacio para anotar las observaciones de los empleados. Deje que el empleado se informe de alguna acción disciplinaria asociado con la advertencia y de sus derechos para apelar las decisiones.