Hay diversos motivos que conducen a firmar un documento en nombre de otra persona. Por ejemplo, los asistentes administrativos suelen firman cartas con cierta regularidad en nombre de sus jefes y además esto es habitual cuando se debe firmar en nombre de un familiar de avanzada edad o que esté en el hospital y por ello no tengan las capacidades para hacer los por sí mismos. Los motivos son distintos pero no importa cuáles sean, hay diversas maneras correctas de firmar un documento en nombre de otra persona.
Se inicia escribiendo con las iniciales p.p. antes de la propia firma, ésta debe quedar colocada por arriba del nombre de quien se está representando mediante la firma propia. Las iniciales p.p. proceden del latín “per procurationem” y su significado es el poder delegado a una persona para firmar en nombre de otra persona.
Para llevar a cabo esto hay que el propio nombre y firma y en un lado o de bajo se escribe “en representación de” y posteriormente el nombre de la otra persona. Esto es procedimiento correcto en una carta personal común.
En ciertos casos es necesario contar con el poder legal. En el caso de documentos legales como cheques, documentos médicos y facturas, se debe obtener el poder legal de la persona a la que se representa. Un documento con poder legal debe contar con la firma de la persona en su pleno uso de razón y además debe tener la firma de un notario público. Si no se pueden cumplir con estos requisitos, es necesario el permiso de una instancia legal para que se determine el poder legal. Una vez contando con ello, se puede firmar con el propio nombre para representar a otra persona o se puede usar el nombre de la otra persona como si fuera el propio. Las características legales se modifican en distintos países y de acuerdo al documento en cuestión y siempre es necesario consultar un abogado en el negocio para saber la manera de cómo firmar correctamente.