Las empresas trabajan con numerosa documentación confidencial. Muchos de estos documentos deben ser conservados durante un tiempo determinado por motivos jurídicos o normativos. Cuando deja de ser necesario guardar esta documentación confidencial, llega el momento de deshacernos de ella y lo conveniente es destruirla.
Algunos de estos documentos contienen información personal que debe gestionarse conforme a los requisitos de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal, otros contienen información financiera, comercial o información que presenta riesgos para la seguridad laboral como planos de edificios o planes de seguridad. La principal razón para destruir la documentación confidencial es la posible filtración de esta información al exterior, que podría perjudicar a la compañía.
Existen empresas que ofrecen servicios de destrucción confidencial de información. Garantizan la seguridad del proceso, los documentos se tratan con la misma seguridad con que se han mantenido anteriormente. Durante el proceso, ninguna persona no autorizada tiene acceso a la información que se desea destruir. También certifican la irreversibilidad del proceso, hacen imposible recuperar la información.
No es imprescindible contratar los servicios de una de estas empresas, pero en ocasiones no resulta rentable ni práctico para una empresa destruir los documentos en sus instalaciones. Estos servicios son especialmente útiles cuando la información se encuentra en un disco duro. No basta con formatear los discos duros para destruir los datos. Si no vamos a volver a usar nuestro disco duro, podrán destruirlo físicamente o desmagnetizarlo.
Si no desea destruir la documentación confidencial que su empresa acumula pero tiene un problema de espacio, puede contratar el servicio de almacenamiento de datos con garantía de confidencialidad que prestan también algunas de estas empresas.