Durante el curso de los negocios se incurre en gastos que son directamente atribuibles a proyectos específicos. A menudo, estos gastos del negocio son inicialmente pagados por los empleados para luego ser reembolsados por la empresa o empleador. En otros casos, se proporciona a los empleados una cantidad fija por cada día de antelación. Entre los reembolsos más comunes podemos encontrar billetes de avión, gastos de kilometraje y dietas y gastos de alojamiento y comida. Para el reembolso los gastos se clasifican como gastos de negocios ordinarios. Para evitar abusos muchas organizaciones proporcionan a sus empleados una lista de gastos donde se especifica qué se reembolsa, los documentos necesarios para demostrar la costa, y los métodos de pago.
Procedimiento de reembolso. Los importes que los empleadores pagan a los empleados para resarcirles los gastos justificados no están sujetos al impuesto sobre la renta. Sin embargo, el salario bruto de un empleado estará sujeto a retención de impuestos estatales o federales, impuestos de seguridad social y otros.
Cuando hablamos de dietas nos referimos a las cantidades que se pagan a los empleados con base en la estimación de los gastos diarios. En el caso de los empleadores pagan a sus empleados cantidades que superen el año, se determinan tarifas de viáticos, cuyas cantidades excesivas están sujetas al impuesto de la renta y el impuesto sobre el empleo.
Los reembolsos sin fundamento o reembolsos sin recibo o copia de seguridad pueden ser incluidos en la base imponible del empleado. Hacienda requiere que los empleadores proporcionen pruebas de los gastos deducibles en la declaración de un negocio o de la renta.
Los empleados pueden deducir los gastos de trabajo no reembolsados. Otros gastos no reembolsados deducibles son ciertos gastos de transporte local y gastos relacionados con el mantenimiento de una oficina en el hogar.