En el área de la construcción se pueden suscitar cambios todos los días, cada uno de éstos representa dinero. Estas situaciones se manejan apropiadamente mediante un documento llamado “orden de cambio”. En este documento se hace un registro de los cambios que se realizaran en la construcción y el costo monetario adicional de las modificaciones. Este documento deberá ser aprobado por la empresa constructora.
En este documento se especifica el monto original de contrato, el monto propuesto de cambio, las causas que generan la elaboración de la orden, los incrementos de orden previos y cada una de las firmas de aprobación por parte de la empresa constructora. La mayoría de las órdenes de cambio se generan por modificaciones en la arquitectura del edificio, diferencias de precios en materiales o pedidos especiales por parte de los clientes.
El contratista encargado será quien escriba la orden de cambio, previamente realizará un análisis para asegurarse que sean necesarios los cambios; el gerente de construcción se encargara que la petición sea justificada y los volúmenes sean correctos, así como de conducirla al departamento de presupuesto para someterla a revisión y que finalmente sea aprobada.
Para evitar realizar dichos cambios, es necesario revisar minuciosamente los presupuestos, considerando un porcentaje de incremento en el costo de los materiales antes de comenzar la obra, así como tener el diseño completo de la construcción. Si la petición la hace el cliente, estos cambios son inevitables y no representarán ninguna pérdida monetaria para el inversionista, ya que el gasto lo pagara el cliente.