Aunque este tipo de sociedades están reguladas por el Código Civil, es conveniente seguir los pasos necesarios para su establecimiento de forma que evitemos demoras significativas que se traduzcan en pérdidas de dinero.
El primer paso para constituir la sociedad civil y otorgarle personalidad jurídica reside en su creación. Para ello, no es necesario que acudamos al registro mercantil, pues basta con la firma de un contrato privado entre los socios. Este contrato no es necesario que quede registrado ante notario para que sea considerado como elemento válido, aunque si se aporta a la sociedad algún inmueble, puede resultar conveniente para dar seguridad jurídica a terceros. De hecho, aunque no se inscriba el contrato, la sociedad creada tiene personalidad jurídica propia e independiente de los socios.
En este contrato que refleja el nacimiento de la sociedad, deberemos enumerar los bienes puestos a disposición de la misma, indicar el porcentaje de participación de cada uno de los socios, el sistema o forma de administración escogido, la duración y objeto de este acto y cualquier otro aspecto que los socios fundadores consideren que debe quedar reflejado y regulado mediante las cláusulas correspondientes.
Para estar al día con las diferentes instituciones públicas, deberemos atender a algunos aspectos específicos, como las obligaciones laborales y tributarias. Deberá presentarse en la Administración de Hacienda la declaración de impuesto de transmisiones y actos jurídicos documentados, así como solicitar el número de identificación fiscal y notificar el inicio de la actividad. Al Ministerio de Trabajo deberemos informar de la apertura del centro de trabajo de la sociedad y, en el caso de que los socios trabajadores tengan una participación inferior al 25%, deben inscribirse en el régimen general, al igual que los trabajadores no socios. Los socios trabajadores con un porcentaje de participación mayor deberán darse de alta en el régimen de autónomos.
Si el Ayuntamiento lo requiere, deberemos solicitar la licencia de apertura y tantas licencias como sean necesarias para el acondicionamiento previo.