La comunicación es el proceso en el cual un comunicador emite un mensaje mediante un medio de comunicación hacia un receptor; el proceso es efectivo siempre que el receptor comprenda el mensaje de la forma como el mensajero lo espera. Esto no siempre es posible, hay factores que impiden que este proceso se lleve acabo sin ningún problema.
La falta de claridad es el problema más común. Significa que el receptor con comprendió el mensaje debido a que el emisor no tuvo la claridad suficiente al elaborarlo. Los mensajes deben ser claros, precisos y puntuales. Cuando se le pide a alguien que realice alguna tarea es indispensable tener esto en cuenta si se desea que los mensajes siempre seas comprendidos.
Otro defecto de la comunicación surge cuando uno de los dos integrantes del proceso carece de atención o pretende hablar más que escuchar. El proceso es recíproco, se debe escuchar tanto como hablar con el fin de asegurarse de que el mensaje está siendo comprendido conforme se emite.
La forma en cómo se emite el mensaje es decisiva para la interpretación de éste. Si se grita, se grosero, prepotente o se emite de un mal humor, es probable que el receptor se distraiga por la manera hostil, agresiva o poco convincente en cómo el emisor emite el mensaje. Se debe mantener un contacto visual y un tono de voz agradable de la misma manera que formas cordiales al momento de comunicar.
El lenguaje y la velocidad intervienen en el proceso. Se debe transmitir el mensaje tomando en cuenta la capacidad de comprensión del receptor, hay casos en los que usar tecnicismos, acrónimos y otro tipo de información de esta naturaleza afectará el proceso de comunicación.