Un cronograma puede ser una herramienta estupenda para aprovechar al máximo tu tiempo, y que además te permita quitar preocupaciones de tu mente, pero debes saber hacerlo porque sino también puede ser una pérdida de tiempo innecesaria.
Para definirlo en pocas palabras etimológicamente, cronograma viene de los términos griegos chronos (tiempo) y grama (mensaje), por lo que un cronograma es un instrumento pensado para graficar la utilización del tiempo, la mayoría de las veces en un calendario o un soporte similar. La representación visual de algo abstracto como el tiempo permite optimizar y administrar los tiempos de las tareas programadas para un día, semana, mes o incluso periodos más extensos.
Debes estar previsto de que la utilización de un cronograma no implica per sé el aprovechamiento del tiempo. Para sacar provecho de uno, debes efectuar un análisis previo que aun insumiendo algunas horas de tu tiempo redituará en una proyección de actividades mucho más racional que el simple impulso de acabar las tareas. Lo que debes considerar para realizar un cronograma son básicamente tres elementos:
- El objetivo principal y las actividades que lo componen
- El plazo con el que se cuenta para alcanzarlo o en el cual se pretende completarlo
- El número de integrantes del proyecto
En función del conjunto de actividades que compongan al objetivo principal, y en función de los integrantes del proyecto, se asignarán tareas a uno o varios individuos agrupados, quienes deberán completarla dentro del término estipulado y dedicando las horas previstas para ello.
Una situación más sencilla se presenta cuando el cronograma es realizado por y para una sola persona. En ese caso, los recursos con los que se cuentan son los propios y por lo tanto sólo deben considerarse las dos primeras variables.
El análisis relacionado de objetivos y plazos es lo que determinará las etapas que deberán ir cumpliéndose a medida que avance el proyecto. Manejar fechas o rangos de fechas en un cronograma y ajustarse a ellas es de máxima importancia.
Es importante que el cronograma cumpla su papel de indicador y determine la dedicación específica en cada momento a cada tarea.